Neem contact op

< terug

— LEF

4 stappen bij frustratie of irritatie in je team

vermenigvuldiging, sterk-team, groepsdynamiek

Ken je het? Je medejeugdleider heeft een mail niet verstuurd, of een week later dan jij vond dat nodig was. Of dingen gaan op een manier waarvan je denkt ‘Dat hadden we toch niet afgesproken?’, om vervolgens te ontdekken dat er nooit iets over is afgesproken. Of een teamlid neemt consequent de verbale overhand in vergaderingen, terwijl de rest van het team daar niet op zit te wachten, maar ook niet de confrontatie aan durft te gaan.

We kennen allemaal voorbeelden van teams waarin iets niet lekker loopt. En laten we eerlijk zijn: er is in ieder team wel iets dat niet lekker loopt. Je kunt het negeren. Je kunt het opkroppen tot het op een gegeven moment ontploft. Of je kunt wel de confrontatie aangaan en kijken of je samen afspraken kunt maken.

Dat laatste is de moeilijkste keuze, maar ook de keuze die groei mogelijk maakt. Alleen door dingen op een goede manier uit te spreken kan er groei en vermenigvuldiging plaatsvinden. Alleen dan bouw je de cultuur die je zoekt.

Deze blog is onderdeel van een serie over vermenigvuldiging en beweging. De andere blogs vind je in de lijst onderaan.

Verkeerd begrepen

In deze tijd waarin iedereen op verschillende manieren onder druk staat en veel contact via videobellen verloopt, is er ook nog eens de kans dat iets je sneller irriteert of dat communicatie eerder verkeerd begrepen wordt. Dan is het des te belangrijker om zulk soort zaken snel aan te kaarten.

Een tool die we daar in onze trainingen voor aanreiken, noemen we ‘4 x spreken’ (prijsvraag: wie verzint een betere titel voor deze training?). Als iets je dwars zit of niet lekker loopt in het team is het van belang dat uit te spreken. Dat maakt dat je het met elkaar kunt bespreken. Vervolgens maak je afspraken en als iemand zich daar niet aan houdt, kun je hem of haar daarop aanspreken.
 

1. Uitspreken

Deze eerste stap vereist durf. Als je dit echter niet doet, blijft de situatie zoals het is. Als je iets aankaart kan het zijn dat de bom barst bij anderen. Als je het niet uitspreekt blijft het zoals het is. Je neemt in beide gevallen risico. Maar bespreken leidt ook tot de kans dat er daadwerkelijk verandering plaatsvindt.

Hoe spreek je iets uit?
  • Hou het bij jezelf. Praat over je eigen gevoel (de ik-boodschap) en over feiten. Hou je boodschap kort en helder. Uitspreken is kwetsbaar, je geeft iets van jezelf bloot. Een bepaalde objectiviteit kan daarbij helpen. Dus niet: “Jij doet altijd alles te laat.” Maar de ik-boodschap: “Het gaf mij stress dat je nu al een paar keer te laat was met die mail eruit doen.”
  • Denk na over de timing. Vaak is dat: hoe eerder hoe beter. Maar ook: heeft de ander ruimte om het te reageren? Heb je het ook wel eens gehad dat iemand je overdondert met iets dat niet lekker zat, zonder dat er gelegenheid was tot reactie? Die ander voelt zich beter omdat er iets gedumpt is, maar tot gesprek leidt het niet. En soms is er simpelweg geen ideaal moment. Wacht dan niet te lang.

2. Bespreken

Bij sommige mensen gaat na uitspreken de deur dicht. Het is gezegd en nu is het klaar, nu wil ik het er niet meer over hebben. Dit is echter geen gezonde situatie. Wil het echt ergens toe leiden, is uitspreken de eerste stap en ga je er daarna met elkaar over in gesprek.

Bij uitspreken praat je over jezelf, bij bespreken richt je je meer op de ander of de groep. Vraag wat het met de ander doet, leg wat meer uit, verhelder. Stel vragen: herkennen jullie dit, wat doet dit met anderen in de groep?

Hoe bespreek je?
  • Denk vooraf na over met wat voor houding je het gesprek instapt. De juiste houding zou moeten zijn: ik wil samen zoeken naar een oplossing. Maak dat ook duidelijk aan de ander.
  • Alles begint met luisteren. Het doel in deze fase is dat iedereen zich laat horen. Probeer een evenwichtig gesprek tot stand te brengen, waarin mensen iets in kunnen brengen in gelijkwaardigheid. Iemand die zich niet gelijkwaardig bejegend voelt, springt in de verdediging.
  • Als je merkt dat je steeds weer over hetzelfde begint te praten, is het goed om het besprokene samen te vatten en te kijken of iedereen zich daarin kan vinden. Met elkaar probeer je het probleem helder te krijgen.

3. Afspreken

Wanneer is zo’n gesprek klaar? Je kunt eindeloos doorpraten, maar hoe rond je het af? De fase van bespreken is af als je kunt komen tot afspreken. Dat je met elkaar kunt zeggen: “We hebben nu iedereen gehoord, in de toekomst gaan we zo en zo door. Dit lijkt ons een wijze afspraak.” Daar kun je dan het gesprek mee beëindigen.

Het kan zijn dat je daar (nog) niet komt. Het lukt niet om tot een afspraak te komen. Dan kan de afspraak zijn om later door te praten, eventueel met een onafhankelijke persoon erbij om het proces te begeleiden.

Hoe spreek je iets af?
  • Het doel van afspreken is elkaar accountable maken. Vaak zal iets uitgesproken worden omdat verwachtingen of doelen niet duidelijk waren of er überhaupt niet waren. Afspreken maakt dat eventueel uitspreken weer over feiten en gedrag kan gaan. Check ook altijd of iedereen het ook echt eens is met de afspraak, anders heeft het geen zin.
  • Probeer afspraken zo concreet mogelijk te maken. Soms met concrete deadlines, wanneer dat nodig is. Wie doet wat en wanneer? Voor sommige afspraken kan het goed zijn om evaluatiemomenten in te plannen om af te spreken er op een bepaald moment weer op terug te komen.
  • Let op: Soms is iets met elkaar bespreken, elkaars oogpunt te horen genoeg om iets uit de wereld te helpen. Dan zijn concrete afspraken niet nodig.

4. Aanspreken

Als je afspraken met elkaar hebt gemaakt, kun je elkaar aanspreken op die afspraak. Als je merkt: het is weer eens zover, kun je elkaar nu wijzen op een afspraak. Eigenlijk begint het proces dan opnieuw. Je spreekt iets uit, al is het nu op basis van bepaalde afspraken. Dezelfde richtlijnen als voor uitspreken, gelden ook voor aanspreken.
 

Niet lineair

Vier stappen in een mooi vierkantje, prachtig. Maar het is niet altijd zo lineair. Soms moet je van aanspreken terug naar bespreken, omdat er blijkbaar iets nog niet duidelijk was. Er kan tijdens het proces blijken dat er nog andere dynamiek speelt en je weer nieuwe dingen moet uitspreken. Je kunt en zult in dit proces heen en weer gaan. Deze vier stappen helpen je echter om in het achterhoofd te houden waar je bent en hoe je verder komt. Veel succes!

Lees eventueel ook onze eerdere blogs over het waarom van confronteren, over hoe je een win-winsituatie maakt van je confrontatie en een blog met praktische tips over de confrontatie aangaan.
 
Lees ook de andere blogs in de serie 'Kracht van vermenigvuldiging'. (Fotocredit: Icons8)